É possível trocar de contador?
O contador tem uma função de extrema importância em empresas de todos os portes. Embora seja popularmente conhecido como quem faz o imposto de renda, sua função vai muito além disso. Atualmente, o contador é um consultor da empresa, auxiliando na tomada de decisões e é essencial para que o negócio se mantenha saudável e legalizado.
Ele possibilita que o empreendedor tenha uma visão detalhada de todas as suas despesas e receitas, também gerencia todas as atividades financeiras, trabalhistas, patrimoniais e tributárias, desenvolve relatórios financeiros e de risco e também ajuda no controle do fluxo de caixa. Com exceção das MEIs, todas as empresas são obrigadas por lei, a ter um contador.
Porém, pode acontecer de o empreendedor contratar um escritório de contabilidade e o mesmo acabar não suprindo as necessidades, seja por:
- Dificuldade de comunicação;
- Descumprimento de prazos;
- Uso de ferramentas desatualizadas;
- Falta de proatividade;
- Não acompanhamento das mudanças de legislação, entre outras situações.
Ou seja, escolher um serviço de contabilidade é uma decisão muito importante e que trará consequências para a empresa, sejam elas boas ou ruins. Entretanto, se o empreendedor não estiver satisfeito com o trabalho, existem meios para resolver essa situação.
Existe um momento certo para a troca de contador?
Não existe um momento certo para a troca. A mudança deve acontecer com base na necessidade da empresa. Caso o atual prestador de serviços não esteja cumprindo suas obrigações, esse problema pode piorar com o tempo.
Por isso, o quanto antes os problemas forem descobertos e resolvidos, melhor. Se o atual prestador não conseguir resolver o problema, este é mais um indicador de que é hora de mudar de escritório de contabilidade.
Passo a passo para a mudança de contador
- Consultar o contrato atual
A primeira coisa a se fazer ao pensar em trocar de contador é conferir o atual contrato de serviço. Alguns profissionais e empresas usam cláusulas que preveem multa no caso de rescisão ou a obrigação de um aviso prévio.
É preciso ficar atento a este e outros pontos que estejam no documento, evitando ter problemas legais mais tarde por descumprimento do acordo.
- Verificar pendências
Verifique se há alguma pendência que o seu atual contador deixou passar ou então situações ainda em processo de serem resolvidas, como parcelamento de débitos municipais, estaduais e federais.
Uma dica é analisar os documentos de até 5 anos atrás, verificando se há erros ou situações pendentes que ainda possam afetar a sua empresa. É um trabalho árduo, mas necessário: assim evita-se surpresas no processo de trocar de contabilidade.
Mas é importante lembrar: mesmo após a mudança, todo e qualquer erro anterior ainda é de responsabilidade do escritório de contabilidade que atuou na época.
- Comunicar a decisão ao atual contador
É preciso oficializar a decisão, seja por e-mail ou carta registrada em correio, comunicando ao atual serviço de contabilidade que você está dispensando seu trabalho. Este contato deve deixar explícito:
- O pedido de encerramento do contrato;
- A data final de término do serviço (em geral, pode-se definir 30 dias após o pedido);
- Requerer toda a documentação (física e digital), senhas e logins em posse do contador atual;
- Pedir um relatório de situação cadastral, para verificar se há mais pendências nas diferentes esferas governamentais;
- Solicitar que toda documentação seja enviada ao profissional/empresa que irá assumir a contabilidade após o encerramento oficial do contrato.
Uma dica para quando mudar de contador é formalizar no distrato a data de encerramento do contrato no fim do mês, para que o novo serviço de contabilidade comece a atuar no período seguinte.
- Contratar um novo serviço de contabilidade
Logo no início do processo de mudar de contador você já deve estar de olho em um novo profissional ou serviço de contabilidade. Apesar de ainda não ser possível oficializar nada até o encerramento do contrato com o antigo prestador, é possível verificar quais são as suas possibilidades e o que sua empresa precisa em relação a sua contabilidade.
Outras questões referentes ao processo de troca de contador podem ser resolvidas pelo serviço de contabilidade recém-contratado, que será o seu novo parceiro.
Carta de cancelamento de serviços contábeis
A carta de cancelamento é de suma importância pois é ela que determina as condições de distrato do serviço com o antigo contador. Ela dá segurança para ambas as partes: o contratante pois poderá solicitar todos os documentos de posse do contador e a quitação de qualquer tributo sob responsabilidade deste. E para o contador antigo, a segurança que a partir de uma determinada data e tendo entregue todas as obrigações, não tem mais responsabilidade sobre a determinada empresa.
Existem muitos modelos disponíveis, desde os mais simples até os distratos mais complexos utilizados em casos específicos. Assim que tiver a decisão tomada pela mudança, providencie o documento e, com base nas cláusulas de rescisão do contrato, combine o período de transição com o contador. Ao mesmo tempo escolha o novo prestador do serviço, porque você não poderá ficar sem serviço de contabilidade, a não ser que você seja MEI.
Como encontrar um bom serviço de contabilidade?
Na hora de procurar um novo serviço de contabilidade, é importante verificar várias questões, como por exemplo:
- Preço praticado;
- Registro junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da região de atuação;
- Serviços e facilidades oferecidas;
- Bom atendimento ao cliente;
- Recomendação de quem usa o serviço;
- Uso de soluções tecnológicas.
- Neste último caso tem uma opção ainda mais vantajosa para micro e pequenas empresas: a contabilidade online
Este serviço torna as operações contábeis mais ágeis e práticas, pois tudo pode ser feito virtualmente: em vez ter que se deslocar até o escritório ou esperar que venham pegar os documentos, você pode resolver suas pendências sem sair de casa ou do trabalho, mandando as informações por meio de uma plataforma.
A contabilidade online alia a praticidade do digital com a confiança de profissionais experientes, ajudando a simplificar e até reduzir gastos com os serviços contábeis, isso tudo sem perder a qualidade.
E a Debitt é uma empresa especializada em contabilidade que veio para descomplicar a vida do empreendedor que precisa de serviços contábeis. De forma inovadora, oferecemos rapidez e comodidade através da contabilidade digital. E a nossa empresa é baseada em 4 pilares: Profissionalismo, dedicação, respeito e rapidez. Nossa missão é proporcionar o melhor para a sua empresa!
Perguntas Frequentes
- Contrato social e alterações (se tiver);
- Documentos dos sócios (RG, CPF, comprovante de residência);
- Procuração na Receita Federal (para o certificado digital);
- Código de acesso ao sistema do Simples Nacional;
- Extratos bancários desde a abertura da empresa;
No âmbito da legislação da profissão contábil a retenção abusiva de documentos caracteriza infração disciplinar e ética, sendo sempre assegurado ao profissional o direito ao contraditório e ampla defesa.
Para que a transferência do trabalho se concretize, o contador anteriormente contratado deverá fornecer ao novo responsável, os documentos, livros fiscais e arquivos, que estejam em seu poder, em prazo estabelecido em cláusula rescisória do contrato e, caso não esteja determinado, o prazo será de 60 dias.
