Certificado Digital: quando é obrigatório?
O Certificado Digital é um arquivo eletrônico que funciona como uma assinatura digital para pessoas físicas e empresas. Isso significa que possui validade jurídica, conferindo autenticidade e integridade a diferentes documentos.
Entre os principais modelos de Certificados Digitais, podemos citar o e-CPF (pessoas físicas) e o e-CNPJ (para pessoas jurídicas). Além disso, existem determinadas finalidades, como o envio de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e) e de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
Quem é obrigado a ter Certificado Digital?
Todas as empresas que seguem os regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido estão obrigadas a emitir NF-e, necessitando, portanto, do Certificado Digital.
A nota fiscal é obrigatória nas operações de venda de produtos que estão sujeitas à incidência do ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços. O Certificado Digital e a autorização emitida pela Secretaria da Fazenda estadual garantem a validação da nota fiscal.
As empresas optantes pelo Lucro Presumido têm obrigação de emitir o Certificado Digital, pois a maior parte das declarações requeridas pela Receita Federal só pode ser efetuada por meio desse documento.
No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional, antigamente não era obrigatório o uso do Certificado Digital. Mas, gradualmente, começou a ser exigida a utilização de tal solução.
Primeiramente, para as empresas do Supersimples com mais de 10 funcionários. Depois, para empresas com mais de 8 funcionários. Em seguida, para empresas com mais de 5 funcionários. E, finalmente, em janeiro de 2017, o Certificado Digital tornou-se obrigatório para as empresas do Simples com mais de 3 empregados.
Com o auxílio do certificado, as pessoas jurídicas podem enviar ao governo informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
No caso do MEI (Microempreendedor Individual), em alguns estados não é imprescindível a emissão de NF-e. Se o MEI se dispuser a emitir Nota Fiscal Eletrônica, deverá verificar se existe a necessidade de inscrição estadual para tal e se isso é permitido no estado em que atua.
As consequências para empresas obrigadas que não usarem Certificado Digital
Se for obrigada, a pessoa jurídica que não utilizar o Certificado Digital ficará impedida de enviar as declarações das obrigações acessórias. Além disso, não poderá pagar os tributos exigidos por lei. A multa incidente é de 20% do tributo que não for declarado, sendo o valor mínimo correspondente a R$ 500,00.
No caso da emissão de notas fiscais eletrônicas, a multa será aplicada sobre o comprador — isso torna a conclusão de transações comerciais mais difícil para a empresa.
Uma empresa adotante do Simples Nacional, por exemplo, não poderá enviar informações por meio do documento chamado GFIP (que é o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) e do eSocial, ficando sujeita a sanções administrativas e multas.
A importância de usar o Certificado Digital
Além da obrigatoriedade definida por lei, é necessário considerar os benefícios que o Certificado Digital proporciona à pessoa que o usa, seja ela física ou jurídica:
- Aumenta a credibilidade e a confiabilidade do emissor da mensagem ou da negociação;
- Reduz custos (documentos eletrônicos com validade jurídica não precisam de reconhecimento de firma em cartório);
- Diminui a burocracia;
- Minimiza as chances de fraude dentro da empresa;
- Proporciona maior privacidade e segurança nas transações eletrônicas.
O Certificado Digital pode ser usado em diferentes contextos. O governo federal adotou a certificação digital em diferentes iniciativas, como Receita Federal, PROUNI, SIPREV, Caixa Econômica, Programa Juros Zero, INPI, TISS, ComprasNet, INSS, SIDOF, Sistema Financeiro, SPB, SISCOMEX, CAGED e outros.
Muitas prefeituras e Secretarias da Fazenda estão implementando o Certificado Digital em aplicações de NF-e, SPED Fiscal, EFD, livros fiscais de entrada/saída, IPI, apuração do ICMS e inventários.
Outros contextos são:
- Sistema Judiciário: e-DOC, PJ-e, Homolognet, TRT (4ª Região), STJ, Diário da Justiça Online;
- Cartório Eletrônico: CRSEC, ofício eletrônico;
- Sistema de Saúde: TICS, CFM;
- Carteira de Identidade Profissional;
- Correio eletrônico (e-mail);
- Assinatura de documentos de forma eletrônica;
- Micro e pequenas empresas;
- Simples Nacional / SIMEI;
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
- MTE CNES (Cadastro Nacional de Entidades Sindicais);
- Carteirinha de estudante com Certificado Digital.
Ficou alguma dúvida? Entra em contato com a Debitt, será um prazer atender você!
