Os 5 documentos contábeis mais importantes de uma empresa
Os documentos contábeis são a base para o registro de atividades importantes de uma empresa. Eles servem como comprovação de movimentos financeiros e lançamentos que podem ser auditados por órgãos regulatórios e fiscalizadores, como a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda.
É de suma importância manter o compromisso e a disciplina na organização e no envio desses documentos regularmente à contabilidade. A sua ausência ou irregularidade pode tanto prejudicar a gestão financeira, fiscal e contábil do negócio, como sujeitar a empresa a multas e sanções por falta de cumprimento de obrigações ligadas a eles.
O que são documentos contábeis?
São aqueles documentos para a escrituração e os registros obrigatórios para a contabilidade de seu negócio e servem para o setor contábil da empresa calcular as principais obrigações fiscais. São exemplos desses documentos:
- Notas fiscais;
- Recibos de pagamentos e de vendas;
- Cópias de cheques.
Os documentos contábeis são indispensáveis, portanto, necessitam de extrema atenção quanto à sua organização e o próprio arquivamento, já que precisam ser guardados sem rasuras ou qualquer outro tipo de avaria.
Além de uma boa conservação, é essencial que os documentos contábeis sejam devidamente registrados, arquivados em ordem cronológica e contidos no livro contábil da empresa, respeitando um período de fechamento, seja ele mensal, trimestral ou anual.
Os principais documentos fiscais
Dentre os inúmeros documentos, os mais importantes são:
Notas fiscais
As notas fiscais são os mais relevantes documentos para o controle de uma empresa, pois, registram todas as vendas e serviços realizados.
A falta da emissão ou erros cometidos podem acarretar em multas e sérios problemas, uma vez que os empreendedores podem ser acusados de sonegação de impostos.
Também são essas notas fiscais que permitem o registro das compras realizadas e dos serviços contratados.
As notas servem também como comprovante de garantia nos casos de manutenção, além de ser o principal documento quando os produtos entregues ou serviços realizados não condizem com o que foi contratado e é necessária alguma garantia.
Extratos bancários
Os extratos bancários são os documentos que registram grande parte da movimentação financeira de uma empresa.
Através desse documento, é possível localizar e comprovar:
- Pagamentos efetuados;
- Valores recebidos;
- Taxas pagas que não acompanham guias e boletos;
- Pagamentos de tarifas bancárias;
- Aplicações financeiras realizadas.
A partir do registro e acompanhamento dos extratos é possível fazer os controles de entrada e saída de recursos financeiros, conhecido como fluxo de caixa, possibilitando uma gestão organizada e eficiente ao empreendimento.
Comprovantes de pagamentos
Além dos extratos que registram os pagamentos realizados e suas datas, é fundamental que os comprovantes também estejam arquivados.
Isso significa comprovar que cada nota fiscal recebida esteja acompanhada do seu respectivo comprovante, isso serve de prova para eventuais cobranças indevidas.
Além disso, é através desses documentos que se comprova o pagamento dos impostos e encargos trabalhistas, portanto, precisam estar bem guardados para os casos em que auditores exijam a sua apresentação durante um processo de fiscalização.
Contratos diversos
Por fim, estão os contratos estabelecidos entre sua empresa e terceiros. Nos casos de desentendimentos e processos judiciais, esse documento, desde que desenvolvido de acordo com a legislação adequada, servirá como prova do que foi acordado, seus objetivos, valores e período de determinada contratação.
Os contratos de trabalho são essenciais, tanto para colaboradores que possuam carteira assinada, com para aqueles autônomos que desenvolvam alguma tarefa específica sem que exista um vínculo trabalhista.
Outros contratos envolvendo aquisições e serviços de empresas terceirizadas servem como comprovantes, mas devem obrigatoriamente apresentar: valores tratados, formas de pagamento, tempo de duração e detalhes da operação.
Diferentes documentos trabalhistas
Os documentos trabalhistas são os recibos de pagamento dos seus empregados, considerando os impostos pagos, folha de pagamento e outros documentos que comprovam qualquer movimentação relacionada aos colaboradores da empresa.
Por que o contador deve ter acesso a esses documentos contábeis?
A sua empresa precisa atuar dentro da legalidade e ninguém melhor do que um contador para deixar seu negócio dentro da lei e longe de falhas que possam trazer problemas para sua empresa diante da Receita Federal.
Tendo acesso a esses documentos contábeis, o contador evita que você sofra sanções e pague multas que possam causar grandes prejuízos e desequilibrar as contas do negócio. Além disso, todos aquels documentos que mencionamos, devem ser enviados todos os meses para a sua contabilidade, a fim de que sejam analisados e sirvam como base para relatórios contábeis importantes que vão ajudar no diagnóstico financeiro da sua empresa.
No entanto, podemos concluir que os documentos contábeis desempenham um papel fundamental nas empresas, facilitando o cumprimento de obrigações principais e acessórias, permitindo o melhor gerenciamento do negócio em sua totalidade, além de melhorar as margens de lucro, cortar gastos e definir preços com maior exatidão.
Conte com a Debitt contabilidade para cuidar dos seus documentos contábeis, será um prazer ajudar você!!!
